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貿易在某種程度上可以稱之為單據貿易，在貿易過程中各個環節的操作流程幾乎都與單據的交換息息相關，即便現今計算機技術在貿易中應用廣泛，單據也起著不可替代的作用。在工作過程中，工作人員對單據一無所知就意味著對貿易一無所知，意味著在與業務部門溝通交流過程中無法正常開展工作。

一、貿易單據的含義與作用

貿易單據就是指在結算中應用的單據、文件、證書，憑借這種文件來處理貨物的支付、運輸、保險、商檢、結匯等。狹義的貿易單據是指結算單據，特別是信用證支付方式下的結算單據等；廣義的貿易單據是指各種單據、文件和憑證。

二、繕制貿單據的工作環節

在貿易單據的具體工作中，一共包含以及幾項基本環節：制單、審單、交單和歸檔。另外，在貿易單據信用證支的方式之下，還包括制單之前的審單。一，審證環節中包括兩個主體：銀行與受益人。他們根據標準謹慎地審查信用證，針對問題區分性質，然后根據具體合同規定以及履行合同各環節中出具單據的當事人的具體做法和意見，從而決定是否修改信用證。第二，制單環節具體是指根據規定制作單據的過程，內容來源包括信用證，有關商品的原始材料等等。第三，審單環節具體是指工作人員將已制作完成的各種單據進行進一步審查與確定是否符合信用證、有關商品的原始資料等內容來源，如果發現不符合現象，應該進一步采取修正或者重新制作等方法。第四，交單環節是指在合同、信用證規定的時間之內，工作人員應按照規定的方式，把符合規定的單據交付給當事人。

三、貿易單據制作的基本要求

貿易單據在工作過程中，其質量不僅關系著是否能夠既安全又快速的實現收匯和接貨工作，與此同時，也能從其質量看出本國的科學文化水平。因此，貿易單據不能粗心大意地進行制作，其必須符合商業的有關慣例和法令規定及實際需要。另外，進出口單據應符合以下原則：正確、完整、及時、簡明、整潔。四、信用證項下貿易單據繕制的技巧信用證的開具是建立在出口貿易合同基礎之上的，但其又與合同是相互獨立的關系，它反映了兩大主體：出口人與銀行之間獨立的經濟法律關系。要做到單據與信用證一致，避免不符點甚議付銀行拒付情形的產生，就要掌握以下單據繕制技巧。

（一）按照出口合同、協議認真審核研讀信用證

信用證并不是與規定差一點都需要修改的，只要符合不與出口合同產生矛盾的條件即可不用修改。另外，在信用證生效執行前應小心閱讀相關條款，尤其是單據要求。另外，在實際工作中，信用證的一些文本用詞或者不同的國內結算銀行存在部分差別，甚一些國外國家存在很大差別的情況（部分國家為英語非母語國家，另外一些國家雖同為英語國家，但他們的一些同一表述用詞也存在很大差別），因此，在執行信用證之前，尤其是在制單前要把不同國家的信用證規定研讀清楚，并利用工作軟件將要點或不同標準進行記錄，以防在制單過程中出現失誤。

（二）單據制作還要遵循“從上到下，從左到右”的原則

遵循“從上到下，從左到右”的原則，這樣不容易出錯。所謂從上到下，即從一張單據的上面的項目開始，做完上一行的項目再做下一行的項目，遇到一行有多個縱向項目，則要遵循從左到右的原則。這樣，一不容易把需要改動的項目漏改；把整張單據劃分成單元小塊完成制作可以提高度。對于制單人員來說，他們應對制單工作的重要意義實現真正理解，并且根據規定制作出符合合同、信用證和法律規定的單據；另外，他們應在工作中小心謹慎，不斷積累工作經驗，反思問題，從而減少重復事物，提高單據質量。在以往的案例中，某些企業出現單據質量低下的問題，是因為在企業內部缺少對于專業人員的培訓，他們沒有進行單據知識的系統學習，導致很多從業人員在從事工作時難以迅速達到高質量業務水平,因此，制單應要符合工作標準，從而提高單據工作的業務水平。

結論

貿易單據在工作過程中，其質量不僅關系著是否能夠既安全又快速的實現收匯和接貨工作，與此同時，也能從其質量看出此外貿企業的業務質量與管理水平。因此，貿易單據不能粗心大意地進行制作，其必須符合商業的有關慣例和法令規定及實際需要。而外貿單據工作應符合“四個一致”原則：“單單一致、單據一致、單貨一致、單同一致”。其中前兩個原則“單單一致、單據一致”是信用證業務中基本，也是重要的原則，它為賣方的安全收匯起到保障作用。因此，在實際工作環節中賣方還必須做到單據與所交的貨物一致以及單據與貨物買賣合同一致。